PERFORMANCE APPRAISAL (Penilaian Performa)

PENILAIAN KARYAWAN UNTUK MENCAPAI PRESTASI TINGGI Konsekwensi penerapan strategi bisnis adalah kebutuhan akan bimbingan, dukungan wewenang dan sumber daya bagi karyawan untuk mencapai sasaran secara efektif. Berbeda dengan fungsinya dahulu, penilaian prestasi sekarang lebih diarahkan untuk membantu pencapaian sasaran perusahaan, jadi tidak semata-mata digunakan sebagai alat kendali karyawan melainkan berkaitan dengan perencanaan pengembangan karyawan maupun perusahaan. Penilaian prestasi merupakan suatu kegiatan sekaligus alat yang bermanfaat baik bagi organisasi maupun bagi karyawan, bilamana dilaksanakan dengan tepat. Hasil penilaian prestasi yang tepat dapat dijadikan acuan dalam menetapkan berbagai kebijakan karyawan seperti kenaikan gaji atau promosi, disamping fungsi utamanya yaitu memberikan umpan balik mengenai kinerja karyawan selama ini seta saran-saran untuk peningkatan prestasinya. Disamping itu penilaian prestasi dapat dimanfaatkan untuk menilai potensi karyawan yang dibutuhkan untuk pengembangan karir maupun pengembangan organisasi. Walaupun manfaatnya demikian besar namun kegiatan ini seringkali bukan merupakan kegiatan "favorit" baik bagi mereka yang bertugas menilai maupun bagi yang dinilai. Bagi yang dinilai pandangan skeptis mengenai penilaian prestasi umumnya disebabkan kurangnya pemahaman mengenai kegiatan dan manfaat penilaian prestasi disamping kekuatiran akan penilaian yang tidak adil. Sedangkan bagi mereka yang menilai, pandangan skeptis disebabkan oleh kurangnya keterampilan untuk melaksanakan penilaian prestasi pada karyawannya sehinggu tanggung jawab ini dirasakan berat. Yang paling penting tidak disukai oleh para penilai yaitu umpan balik mengenai hasil penilaian kepada yang bersangkutan. Pelatihan penilaian karyawan untuk mencapai prestasi tinggi ini bertujuan untuk memperlengkapi mereka yang bertugas untuk menilai prestasi karyawannya dengan keterampilan-keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan penilaian prestasi yang efektif. Tujuan Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan: Memahami manfaat penilaian prestasi bagi pencapaian prestasi tinggi. Mampu memanfaatkan standar kinerja perusahaan dalam penilaian prestasi tinggi Mampu menyusun formulir penilaian prestasi. Mampu melaksanakan wawancara penilaian prestasi. Mampu mengenali potensi individu melalui penilaian prestasi. Peserta Pelatihan ini disusun untuk para Manajer, Manajer umum, Manajer SDM, Penyelia dan mereka yang bertugas melakukan penilaian prestasi dalam organisasi. Cakupan Pendidikan Konsep sumber daya manusia dan penilaian prestasi Kondisi-kondisi yang menunjang pencapaian prestasi karyawan Hambatan-hambatan dalam penilaian prestasi Tujuan dan manfaat penilaian prestasi Kriteria penilaian prestasi Proses penilaian prestasi Metode penilaian prestasi Teknik menyusun formulir penilaian prestasi Wawancara penilaian prestasi Teknik penilaian untuk mengenali potensi karyawan Elemen apa saja yang sebaiknya dinilai dalam performance appraisal? Berdasar sejumlah literatur dan pengalaman praktis, terdapat dua elemen kunci yang mesti dievaluasi. Elemen atau komponen itu adalah 1) aspek kompetensi atau perilaku kerja karyawan dan 2) aspek hasil kerja (job resylts). Slide presentasi yang memikat mengenai performance management dan HR Management dapat Anda lihat DISINI. Elemen 1 : Aspek kompetensi pegawai. Aspek ini pada dasarnya hendak mengevaluasi kecakapan atau perilaku kerja para karyawan dalam sejumlah aspek tertentu. Jenis kompetensi yang di-evaluasi pada setiap perusahaan berbeda-beda tergantung pada visi dan strategi yang dilakukan perusahaan yang bersangkutan. Namun jenis kompetensi yang lazim digunakan antara lain adalah : problem solving, communication skills, planning and organizing, customer orientation, dan teamwork. Selanjutnya, daftar kompetensi ini diberi skala 1 – 5 (dimana 1 = buruk dan 5 = istimewa). Secara periodik (misal setiap semester), atasan diminta untuk memberikan skor berdasar skala yang sudah disusun tadi. Sebaiknya ketika memberikan penilaian berupa skala angka, maka dalam form disediakan juga ruang untuk deskripsi bukti perilaku. Tujuannya adalah agar ketika si atasan memberikan nilai 2 atau 3 misalnya, ia juga diminta menuliskan deskripsi perilaku untuk menunjang mengapa ia memberikan angka tersebut. Dengan demikian, angka yang dicantumkan tidak sekedar asal-asalan namun didukung oleh bukti perilaku yang tertulis. Hal ini juga dimaksudkan untuk mendorong agar sang atasan ketika memberikan penilaian, hasilnya benar-benar didasarkan pada fakta objektif hasil dari observasi perilaku anak buahnya; dan bukan atas dasar perasaan yang tidak didukung oleh bukti perilaku yang valid. Elemen 1 : Aspek Hasil Kerja Karyawan (job results) Selain komponen kompetensi, sebaiknya sistem evaluasi karyawan dilengkapi dengan komponen berikutnya yakni : komponen hasil kinerja (performance). Komponen ini intinya bertujuan untuk memetakan hasil kerja karyawan dalam serangkaian key performance indicators (KPI) yang jelas dan bisa diukur. Contoh-contoh KPI untuk berbagai fungsi/departemen dapat dilihat pada uraian berikut. Contoh KPI Departemen • Jumlah produksi yang dihasilkan per shift • Persentase jumlah order yang dapat dipenuhi tepat waktu Contoh KPI Departemen Marketing • Jumlah pertumbuhan penjualan • Persentase Market Share • Brand Awareness Index Contoh KPI Departemen HRD • Jumlah biaya pegawai sebagai persentase dari total biaya operasi • Jumlah on the job training yang diselenggarakan dalam kurun waktu tertentu • Persentase karyawan yang melakukan proses developmental coaching pasca kegiatan pelatihan Setelah serangkaian KPI dapat dirumuskan dengan baik, maka selanjutnya ditetapkan target yang hendak dicapai untuk setiap KPI yang telah disusun. Dengan model ini maka hasil skor evaluasi karyawan tinggal membandingkan target terukur yang telah ditetapkan dengan hasil aktual yang dicapai. Demikianlah kombinasi dua komponen kunci – yakni komponen kompetensi dan komponen hasil kerja (performance) – yang mestinya dijadikan sandaran untuk proses evaluasi karyawan. Selanjutnya skor akhir dari kedua komponen diatas digabungkan untuk mendapatkan skor akhir penilaian karyawan. Skor akhir inilah yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menentukan besaran kenaikan gaji setiap karyawan atau besarnya bonus yang akan diterima. Job Performance Appraisal Serive for Key Position 12. Februari 2008 jam 14:49 Sesuai dengan penelitian ilmiah tentang penggunaan metode Penilaian Kinerja telah membuktikan bahwa metode penilaian kerja yang menilai factor-faktor subyektif saja sangat memungkinkan terjadinya kesalahan penilai yang akhirnya menghasilkan penilaian yang cenderung bersifat bias (Keberpihakan), Central tendency (kecenderungan sentral), halo effect (syak wasangka), dan Leniency (Cenderung nilai yang pelit). Sebaliknya, penggunaan metode penilaian kerja yang menilai factor-faktor obyektif saja cenderung hanya memperhatikan output atau kuantitas semata yang telah diunjukkan karyawan, tanpa memperhatikan dan menghargai potensi tingkah laku karyawan di tempat kerja, yang merupakan bagian dari factor-faktor yang ikut andil dalam kontribusi pendukung hasil kerja yang diunjukkan oleh karyawan tersebut sesuai dengan budaya timur, Indonesia. Perlu kita ketahui bahwa hasil kerja karyawan yang didasarkan pada faktor obyektif dan juga ciri-ciri kepribadian karyawan di tempat kerja sebagai individu adalah semua dimensi kompetensi yang diperlukan untuk jabatannya. Dengan memberikan bobot dan nilai masing-masing dimensi, selanjutnya dikombinasikan sesuai dengan bobot masing-masing metode penilaian ini beserta interpretasinya, maka akan menghasilkan metode penilaian kerja karyawan yang menyeluruh sesuai dengan harapan karyawan dan tujuan strategis perusahaan, baik untuk masa sekarang maupun masa depan. (Aminuddin, Certified Human Resources Professional (CHRP), Atmajaya University, 9 Mei – 27 Juni 2006). Faktor obyektif memfokuskan pada fakta yang bersifat nyata dan hasil-hasil yang dapat diukur: Kuantitas, kualitas, Kehadiran. Sedangkan factor Subyektif cenderung berupa opini, seperti mengenai sikap, kepribadian, dan penyesuaian diri. Sebaiknya, kita lebih ketat dalam menilai factor-faktor yang bersifat obyektif daripada factor-faktor subyektif yang bersifat opini saja. Tetapi perlu diingat bahwa factor-faktor subyektif pun dapat dinilai dengan meyakinkan apabila didukung oleh kejadian-kejadian yang terdokumentasi. (R. Bittle, Lester and W. Newstrom, John, 1994:218-219).